Åpenhetsloven

Innledning

Som lovpålagt gjennomfører jem & fix Norge AS årlig aktsomhetsvurderinger av egen virksomhet, samarbeidspartnere og leverandørkjeden. jem & fix har mange langsiktige partnerskap med leverandører, og gjennom vår inngående kjennskap til hverandres virksomheter har vi en kontinuerlig dialog og samarbeid for å etterleve krav og forventninger fra omverdenen. Dette samarbeidet har pågått i mange år, og vi vil fortsette med det, da vi mener at langsiktige relasjoner sikrer grunnlaget for et respektfullt og godt samarbeid til fordel for både bedrifter og samfunn.

Vi redegjør herved for jem & fix Norge AS' arbeid med å fremme en kultur preget av åpenhet, ansvarlighet og respekt for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i hele vår organisasjon og leverandørkjede i tråd med åpenhetslovens § 5. Erklæringen vil bli publisert årlig på våre nettsider og vil bli oppdatert ved større endringer i virksomheten.

 

Om jem & fix

jem & fix er en dansk familieeid byggevarekjede med butikker i Danmark, Sverige og Norge. Vi driver en effektiv lavpriskjede med både fysiske butikker og netthandel, der vi har fjernet kostnadsdrivende ledd for å sikre kunden billige gjør-det-selv-produkter av høy kvalitet. I Norge har jem og fix 15 fysiske butikker, en nettbutikk og et hovedkontor.

I Norge eies jem & fix av Harald fix AS, som er en del av Harald Nyborg A/S-konsernet med base i Danmark, som også står bak detaljhandelskjeden Harald Nyborg (lavprisbutikker med et bredt vareutvalg) og Daells Bolighus. Harald Nyborg A/S er eid av Daell-familien.

Selv om vi tilbyr kundene våre de laveste prisene på markedet, går vi ikke på akkord med kvalitet og sikkerhet. Det skal være trygt å handle hos jem & fix, og kundene skal kunne stole på at de alltid kan kjøpe kvalitetsprodukter til riktig pris, som overholder gjeldende lovgivning og er produsert på en ansvarlig måte under ordnede forhold.

Den største varegruppen i jem & fix er byggevarer. Andre produktgrupper er maling, verktøy, elektriske artikler, belysning, VVS, hus og hjem, fritid, hage, bil og sykkeltilbehør.

Virksomheten i jem & fix Norge består av drift av 15 fysiske lavpris byggevarehus, en nettside og vårt hovedkontor. Vi har ikke egne sentrallagre. Våre leverandører leverer varer direkte til de enkelte butikkene. I Norge har jem & fix 200 ansatte, hvorav 40,50 % er kvinner.

Likestillingsarbeidet er en viktig del av selskapets strategi, verdier og retningslinjer. Det er avgjørende for ledelsen at selskapet er en arbeidsplass preget av respekt, toleranse og tillit. Konsernet har nulltoleranse for trakassering og diskriminering, og fokuserer på å forebygge diskriminering på grunnlag av kjønn, etnisitet, alder, religion osv.

 

Diskriminering og risikoområder:

Selskapet anser følgende områder som særlig relevante i forhold til likestilling og diskriminering:

• Organisering og kombinasjon av jobb og familieliv
• Forfremmelse og utviklingsmuligheter
• Rekruttering

For hvert av punktene ovenfor er det iverksatt tiltak for å fremme likestilling og minimere risikoen for diskriminering.

Samlet sett anses risikoen for diskriminering som lav.

 

Arbeidet som ligger foran oss

Selskapet vil fortsette å arbeide for å øke fokuset på å forebygge diskriminering og fremme likestilling, blant annet ved å kartlegge risikoene. Selskapet har en overrepresentasjon av mannlige ansatte, noe ledelsen mener delvis skyldes at selskapet opererer i byggevarebransjen. Denne overrepresentasjonen forsøkes motvirket ved rekruttering av kandidater til ulike stillinger.

I tillegg vises det til selskapets likestillingsredegjørelse for 2023, som er tilgjengelig på selskapets nettsider: www.jemogfix.no/om-jem-fix/likestillingsredegjoerelse/. 

 

Forankring av ansvarlighet i jem & fix

Vi driver virksomheten vår med tanke på samfunnsansvar, både internt og eksternt. Vi arbeider kontinuerlig for å legge til rette for et trygt og sunt arbeidsmiljø med respekt for menneske- og arbeidstakerrettigheter, antikorrupsjon og for å inkludere datasikkerhet, miljø- og klimaspørsmål som en naturlig del av forretningsprosessene våre. Hensynet til miljø, etikk og kvalitet gjennom produktsikkerhet er integrert i alle deler av virksomheten. Dette er en kontinuerlig prosess som har som mål å sikre stadig høyere miljømessige og etiske standarder i selskapet og i samfunnet som helhet.

Arbeidet med due diligence i jem & fix er forankret i selskapets styre og ledelse, både i Norge og ved selskapets hovedkontor i Danmark. Det formelle ansvaret for å gjennomføre regelmessige due diligence-undersøkelser og vurdere og håndtere risiko på en systematisk og risikobasert måte ligger hos ledelsen i jem & fix A/S. I praksis utføres arbeidet av innkjøpsavdelingen i samarbeid med ESG-ansvarlig i finansavdelingen.

 

Varslingskanaler og klagemekanismer for å bidra til å avdekke negative konsekvenser:

Med utgangspunkt i ønsket om en åpen bedriftskultur, der alle kan stå frem og varsle om mistanke om uregelmessigheter eller ulovligheter som gjelder ansatte, ledelse, styre og andre interessenter, har jem & fix etablert en varslingsordning.

Medarbeiderne i jem & fix vil ofte være de første til å legge merke til uregelmessigheter eller tvilsom atferd. Av ulike årsaker kan de fleste vegre seg for å gå videre med mistanken. Derfor har jem & fix valgt å etablere en varslingsordning der alle ansatte kan varsle om brudd på lovbestemmelser og andre alvorlige og sensitive forhold.

Formålet med varslingsordningen er å gi ansatte i jem & fix mulighet til å varsle:

• Si ifra om ulovlig eller uakseptabel atferd
• Beskyttelse av personer som rapporterer informasjon til varslingsordningen
• Avdekke feil og utelatelser

Varslingsordningen er et supplement til den direkte og daglige kommunikasjonen mellom ansatte og ledelsen i jem & fix om feil og utilfredsstillende forhold og lignende. Problemer bør derfor i første omgang løses ved å ta kontakt med nærmeste leder, arbeidsmiljørepresentant (AMR) eller direkte til ledelsen.

På samme måte gir varslingsportalen eksterne interessenter, som kunder, leverandører, samarbeidspartnere osv. mulighet til å rapportere problemer.

Varslingsportalen er tilgjengelig på selskapets nettsider og på selskapets intranett. For en mer detaljert beskrivelse av varslingsportalen og retningslinjer, se nettsiden: jem & fix – Varslingsportal (whistleportal.net)

I tillegg har jem & fix inngått et samarbeid med Bureau Veritas, som på vegne av jem & fix kan besøke leverandører og deres underleverandører for å inspisere forholdene og kontrollere varene.

 

jem & fix' innkjøpspraksis

Vi åpnet vår første butikk i 1988, og mange av leverandørene våre har vært med oss helt fra starten. Vi er stolte av våre langsiktige partnerskap med gode, ansvarlige leverandører, og vår omfattende kunnskap om leverandørene våre og det tillitsbaserte samarbeidet vi har, gir oss en god forståelse av virksomheten deres. Vi prioriterer langsiktige og utviklende partnerskap med leverandørene våre fordi vi mener at det bidrar til å sikre kvaliteten på produktene våre og forsyningssikkerheten, samtidig som det gir leverandørene mulighet til å investere i gode, trygge og anstendige forhold.

Reglene for leverandørsamarbeidet vårt er beskrevet i vår leverandørhåndbok, som ligger til grunn for alle våre samarbeidsavtaler. Selv om jem & fix er Skandinavias ledende lavpriskjede, går vi ikke på kompromiss med kvaliteten. Enten det gjelder selve produktet, bruken av produktet eller utformingen av emballasjen, skal det gjenspeile god kvalitet til en rimelig pris. Vi kan aldri gjøre nok for å unngå uhell og ulykker, men vi kan gjøre vårt ytterste for å sikre at våre produkter og varer er grundig testet for nesten alle tenkelige påkjenninger eller hendelser.

I leverandørhåndboken beskriver vi de etiske kravene vi forventer at leverandørene våre skal oppfylle:

• Vi tillater ikke barnearbeid i tråd med internasjonale konvensjoner.
• Vi krever at våre leverandører overholder menneskerettighetskonvensjoner som er vedtatt av det internasjonale samfunnet.
• Vi tillater ikke diskriminering på grunn av kjønn, rase eller politisk overbevisning.
• Vi tillater ikke handel med land som er gjenstand for politisk boikott fra for eksempel FN eller EU.
• Vi tillater ikke dyremishandling.

I tillegg holder vi leverandørene ansvarlige for å sikre at de og deres underleverandører oppfyller minstealderskravet i henhold til ILO-konvensjon nr. 138 av 26. juni 1973 om minstealder for adgang til arbeid. Hvis det konstateres og dokumenteres at disse kriteriene ikke følges, vil vi først gå i dialog med leverandøren for å rette opp i situasjonen og sikre at reglene overholdes. Dersom det mot formodning ikke er mulig å få leverandøren til å oppfylle krav og forventninger, vil samarbeidet i siste instans avsluttes.

 

Kartlegging av risikoer i din egen organisasjon

Å sikre et godt arbeidsmiljø for våre ansatte er et viktig fokusområde for jem & fix. Vi stiller ulike hjelpemidler, som trucker og elektriske stablere, til rådighet for våre ansatte, slik at de kan utføre arbeidsoppgavene sine på en trygg og skånsom måte. Arbeid med flytting av store, tunge varer er imidlertid forbundet med en viss risiko, og på grunn av skadepotensialet anser vi det som en middels risiko og følger opp deretter.

I løpet av året har det ikke forekommet noen alvorlige arbeidsulykker eller ulykker som har ført til større materielle skader eller personskader.

Ellers har vi bare ansatte i Skandinavia, der menneske- og arbeidstakerrettigheter er nedfelt i lovverket og er en naturlig del av forholdet mellom partene i arbeidslivet. Vi anser derfor risikoen for brudd på menneske- og arbeidstakerrettigheter som svært lav.

 

Kartlegging av risiko i leverandørkjeden og blant samarbeidspartnere

jem & fix handler primært med grossister eller handelsselskaper, hovedsakelig selskaper i Norden eller EU. Vi importerer sjelden varer direkte fra produsenter i Asia. Vi har derfor ikke kontrakten med vareprodusenten, og vi stiller derfor krav til leverandørene våre og krever at de sørger for at deres eventuelle underleverandører også oppfyller de samme kravene. Så langt har vi hatt en dialog med leverandørene våre for å sikre at de oppfyller de avtalte kravene, inkludert due diligence og risikovurderinger. I begrenset grad har vi gjennomført egne inspeksjonsbesøk hos produsentene.

Selv om vi sjelden handler direkte med produsenter i Asia, erkjenner vi at vi naturligvis har et ansvar for hvordan og under hvilke forhold produktene våre blir produsert. Vi er klar over at mange av våre produktgrupper, som elektronikkprodukter, byggematerialer og råvarer knyttet til plast og komponenter som brukes i produkter i kategoriene hus og hage, fritid, bil- og sykkeltilbehør, har lange og komplekse leverandørkjeder, og at råvareforedling, sluttproduksjon og utvinning av mange råvarer sannsynligvis skjer i lavkostland som Kina (elektronikk, produksjon av produkter og råvarer som stål/aluminium/sink til byggematerialer), Taiwan (elektronikk, skruer og spiker osv.) og Sør-Korea (elektronikk).

Noen av produktene våre er også laget av materialer som kan være helseskadelige hvis forskrifter og krav til produksjonsforhold ikke overholdes i tilstrekkelig grad. Dette gjelder for eksempel plastproduksjon med kjemikalier som kan være allergifremkallende og forårsake hudskader. Produksjon av keramikk til keramiske VVS-produkter er forbundet med risiko knyttet til eksponering for støvpartikler fra sandblåsing og varme under forbrenning. Maling består av løsemidler, bindemidler, pigmenter og andre tilsetningsstoffer, og kan også være forbundet med både HMS-risiko og andre arbeidsrettslige risikoer knyttet til utvinning og produksjon av fargepigmenter og glimmer.

Jem og fix har nylig blitt medlem av Amfori BSCI, en internasjonal bransjeorganisasjon som arbeider for å fremme bærekraftige leverandørkjeder og bedre arbeidsforhold i produksjonsland. Medlemskapet i Amfori BSCI vil fremover spille en rolle i vår strategi for ansvarlige innkjøp og bærekraft. Vi vil sørge for at våre ansatte og leverandører får kunnskap om arbeidstakerrettigheter, miljøvern og etisk handel, slik at vi kan holde oss oppdatert på de nyeste standardene og beste praksis. Vi vil bruke Amfori BSCIs detaljerte retningslinjer og standarder i arbeidet med å opprettholde høyere sosiale og miljømessige standarder i leverandørkjeden vår. Ved å delta i Amfori BSCIs samarbeidsplattformer kan vi dele erfaringer og beste praksis med andre medlemmer, noe som styrker bærekraftsarbeidet vårt. Vi vil også forbedre rapporteringspraksisen vår og øke åpenheten i leverandørkjeden ved hjelp av Amfori BSCIs verktøy, slik at vi kan kommunisere fremgang og resultater på en tydelig og troverdig måte til interessentene våre. Gjennom vårt medlemskap i Amfori får vi tilgang til verktøy og ressurser som hjelper oss med å styrke arbeidet vårt med ansvarlig innkjøp, etterlevelse og bærekraft.

Som en del av det globale detaljhandelsmarkedet er vi klar over at produktene våre potensielt kan være knyttet til brudd på menneske- og arbeidstakerrettigheter i leverandørkjeden, for eksempel dårlige og farlige arbeidsforhold, lave lønninger, uregulert arbeidstid, tvungen overtid, diskriminering og begrensninger i fagforeningsfriheten. Selv om vi allerede gjør mye i forhold til leverandørene våre og har en løpende dialog, er vi klar over at vi har mer å gjøre. Dette er et område der vi er i kontinuerlig utvikling, og vi vil starte arbeidet med en systematisk kartlegging av verdikjeden vår for bedre å kunne identifisere både potensielle og faktiske risikoer for brudd på menneske- og arbeidstakerrettigheter.

Ingen faktiske brudd på menneske- og arbeidstakerrettigheter har blitt oppdaget i jem & fix' leverandørkjede i 2023.

 

Tiltak for å stoppe, redusere og forebygge brudd på menneske- og arbeidstakerrettigheter i vår egen virksomhet

For å sikre at jem & fix til enhver tid er kjent med og etterlever gjeldende regler i det norske arbeidsmarkedet, er vi medlem av Virke og deltar i relevante samarbeid og fora innenfor arbeidsmarkedet.

jem & fix Norge har iverksatt spesifikke tiltak for å ivareta sikkerheten til ansatte og kunder ved håndtering av store og tunge varer. Disse tiltakene inkluderer:

• Gaffeltruckførere må ha gyldig trucksertifikat og førerkort. Alle heltidsansatte får tilbud om truckføreropplæring for å ta truckførerbevis etter ansettelse.
• Alle ansatte er pålagt å bruke vernesko. Kostnadene dekkes av jem & fix
• Hver butikk har sitt eget verneombud som minst én gang i måneden gjennomgår butikken ved hjelp av et rapporteringsverktøy. Rapporten sendes til ledelsen og regionsjefen. Det iverksettes umiddelbare tiltak basert på funnene i rapporten. Rapporten omfatter internkontroll og forebygging av arbeidsulykker.
• Det gjennomføres regelmessige digitale gjennomganger av arbeidsmiljøet sammen med det lokale verneombudet for å opprettholde selskapets fokus på helse, miljø og sikkerhet (HMS).
• Alle personalrom har HMS-tavler som beskriver løfteteknikker, ransinstruksjoner osv.

 

Tiltak for å stoppe, redusere og forebygge brudd på menneske- og arbeidstakerrettigheter i leverandørkjeden

Produktsikkerhet og miljøkrav:

Produkter som er underlagt gjeldende EN-standarder, VA-godkjenninger, DEMCO-tester eller andre standarder, skal dokumenteres ved mottak av varene. CE-godkjenning eller TÜV-testing skal foreligge for produkter som er beregnet på barn, og disse produktene skal kun behandles med godkjente produkter uten farlige kjemiske stoffer.

Leverandører som selger varer som omfattes av byggevareforordningen, er ansvarlige for å sikre at alle krav overholdes. Vi forventer at alle våre leverandører arbeider på en ansvarlig måte og tar hensyn til ILO-konvensjonen. Vi oppfordrer også alle leverandører til å bruke eller arbeide i samsvar med ISO 14001, som sikrer en etisk miljøpraksis.

Som en forlengelse av EU-kravene, den såkalte tømmerforordningen (EUTR), har jem & fix en egen due diligence-policy. Nedenfor stiller vi krav:

• Alle treprodukter som selges til jem & fix skal være sporbare for å sikre at trevirket er lovlig avvirket. Leverandørene må kunne dokumentere at treproduktene oppfyller kravene i tømmerforordningen (EUTR).
• Leverandører til jem & fix skal gjennomføre en risikovurdering av egne underleverandører, og denne vurderingen skal være tilgjengelig for ettersyn.
• Leverandører til jem & fix som selv importerer treprodukter, må ha egne retningslinjer for aktsomhetsvurderinger i samsvar med retningslinjene i tømmerforordningen (EUTR).
• Leverandører til jem & fix som leverer treprodukter til det skandinaviske markedet, bør primært kjøpe tømmer som er kontrollert av organisasjoner som FSC og PEFC.
• jem & fix aksepterer kun import av trebaserte produkter hvis leverandøren opererer innenfor EU. Treprodukter som importeres utenfor EU, må importeres av leverandøren selv og med leverandørens tollkode.

EUDR vil erstatte EUTR fra 2025, og jem & fix er allerede i gang med å implementere de nødvendige reglene og prosedyrene for å sikre full etterlevelse. Vi samarbeider tett med leverandørene våre for å sikre at alle treprodukter er sporbare og oppfyller de nye kravene til bærekraft og lovlighet.

De endrede reglene for CE-merking, som trådte i kraft 30. juni 2023, krever økt dokumentasjon og sporbarhet for å sikre at produktene er i samsvar med alle relevante EU-standarder. Dette betyr at leverandørene nå må

• Lever detaljert teknisk dokumentasjon som viser at produktet oppfyller alle relevante krav.
• Gjennomfør risikovurderinger og tester for å sikre at produktet er trygt å bruke.
• Sørg for full sporbarhet for alle komponenter for å dokumentere hvor de kommer fra, og at de oppfyller alle krav.
• Utarbeide og signere en samsvarserklæring (DoC) som bekrefter at produktet oppfyller gjeldende EU-krav.
• Sørg for at produktene er korrekt merket med CE-merket og at det følger med bruksanvisning og sikkerhetsinstruksjoner på det aktuelle språket.
• Disse reglene er på plass for å øke sikkerheten og tilliten til produkter på EU-markedet
• Vi forventer at alle leverandørene våre begynner å implementere disse nye kravene umiddelbart for å sikre at produktene deres kan CE-merkes på riktig måte.

Hvis vi kontrollerer og dokumenterer at en leverandør har handlet med ulovlige treprodukter på det skandinaviske markedet, vil vi først gå i dialog med leverandøren for å stoppe handelen og rette opp i situasjonen. Hvis vi mot formodning ikke lykkes med å få leverandøren til å oppfylle kravene, vil handelen med leverandøren bli avsluttet.

I tillegg tillater vi ikke bruk av ftalater i produkter for barn, og vi forsøker å begrense bruken av PVC i emballasjen til produktene våre.

Besøk på stedet og produktinspeksjon

Selv om samarbeidet med leverandørene våre er basert på tillit og felles verdier, anerkjenner vi også omverdenens krav til kontroll og dokumentasjon. Derfor har vi inngått et samarbeid med Bureau Veritas, som på vegne av jem & fix besøker våre leverandører og eventuelt deres underleverandører for å kontrollere at de avtalte reglene følges. En del av samarbeidet med Bureau Veritas innebærer at de, på vegne av jem & fix, kan gjennomføre uanmeldte inspeksjonsbesøk hos produsenter for å kontrollere at forholdene er i samsvar med det som er avtalt. Dette gjelder både produkter og produksjonsforhold. Bureau Veritas kan derfor både besøke produsenter uanmeldt og ta ut varer for inspeksjon.

 

Vår plan for det videre arbeidet

I vårt videre arbeid med aktsomhetsvurderinger vil vi implementere gode systemer og rutiner for å gjennomføre aktsomhetsvurderinger på en effektiv og systematisk måte i tråd med OECDs retningslinjer for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv. Vi vil også fortsette å vurdere risikoen for negativ påvirkning gjennom en detaljert risikovurdering, og deretter etablere gode og målrettede tiltak.

I samsvar med Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) og ESG-kriteriene (Environmental, Social and Governance) arbeider jem og fix med å formulere en strategi for å sikre at vi bidrar til bærekraftsarbeidet og tar i bruk ansvarlig forretningspraksis på alle nivåer i virksomheten vår.

Vi har beskrevet kravene vi stiller til leverandørene i vår leverandørhåndbok. Men i erkjennelsen av at verden blir stadig mer kompleks og mengden av regler og forskrifter å forholde seg til har blitt omfattende, har leverandørhåndboken etter hvert blitt så kompleks at det er vanskelig for leverandørene å få en fullstendig oversikt over de kravene og forventningene de må oppfylle.

Sammen med leverandørene våre har vi en felles interesse av å sikre tydelige og transparente krav, slik at alle vet hva de skal oppfylle, og slik at vi sammen kan bidra til å sikre produkter som er produsert på en ansvarlig måte med respekt for menneskerettighetene og anstendige forhold for de ansatte. Derfor har vi startet en revisjon av leverandørhåndboken vår, der vi delvis skiller ut de etiske retningslinjene fra leverandørhåndboken, slik at de moralske og etiske kravene blir et selvstendig dokument og sikrer forståelse og nødvendig bevissthet blant leverandører og eventuelle underleverandører. Våre etiske retningslinjer vil inneholde alle de obligatoriske kravene leverandørene må oppfylle for å gjøre forretninger med jem & fix, mens leverandørhåndboken vil fokusere på mer praktiske aspekter ved samarbeidet, som for eksempel krav til emballasje, leveringsbetingelser osv. Ettersom det er kontraktsforhold mellom jem & fix og leverandørene våre, og det ofte dreier seg om flerårige avtaler, kan vi ikke endre dette med en gang. Dette er en endring som vil bli implementert etter hvert som kontraktene reforhandles. Dette er en prosess som det fortsatt jobbes med.

Når jem & fix inngår samarbeidsavtaler med leverandører, er en grundig risikovurdering av leverandøren en uunnværlig del av prosessen. I forbindelse med våre forpliktelser i henhold til åpenhetsloven har vi identifisert et behov for å forbedre og standardisere denne prosessen ytterligere. Det har blitt klart at vi trenger et avansert IT-system som kan støtte og dokumentere risikovurderingen og due diligence-prosessene våre. Derfor har vi besluttet å implementere Amfori BSCI. På samme måte som leverandørene har hatt vanskeligheter med å navigere i kravene som er beskrevet i leverandørhåndboken, har vi også opplevd utfordringer med å få full innsikt i og dokumentasjon av due diligence-vurderingene som er utført. Amfori BSCI vil muliggjøre en mer strukturert og effektiv oppfølging av potensielle mangler og utfordringer, og sikre at risikovurderingsprosessene våre oppfyller standardene for åpenhet og ansvarlighet.

Spørsmål om jem & fix' etterlevelse av offentlighetsloven kan rettes til kundeservice@jemfix.com.

 

Styrets signatur

Claus Petersen - Styrets leder

Ole Nielsen - Styremedlem

Kennet Iversen - Daglig leder